چالش های پیاده سازی نگاه فرایندگرا در شرکت های سنتی

موضوعی که امروز می خواهم درباره ان بنویسم مربوط به تعارضی است که بین مسئولیت افراد و جایگاه فرد در چارت سازمانی پیش می اید.
در تفکر فرایندگرا ، مانند سیستم های مدیریت کیفیت تلاش می شود تا فرایندهای مهم و کلیدی تعریف و مستند شوند. این فرایندها می تواند در یک واحد سازمانی جاری باشد و یا با کمک چند واحد سازمانی به انجام برسد. دیدگاه فرایندگرا متفاوت با نگاه سنتی ساختارهای فانکشنال است. درساختارهای فانکشنال (سلسله مراتبی ) ؛ مدیر یک واحد، باوردارد هر چه که در این واحد سازمانی انجام می شود بمن مربوط است و هر ان چه که خارج از این واحد است به دیگران مربوط است و ربطی بمن و کارکنان من ندارد. این نگاه در تضاد با نگاه فرایندی است که تلقی می کند هر فرایند یک هدف خاص دارد و برای تحقق این هدف باید اقداماتی صورت گیرد که ممکن است واحدهای مختلفی در تحقق این هدف مشارکت داشته باشند لذا مسئول فرایند ، وظیفه هماهنگی و به سامان رسیدن کل فرایند را بر عهده دارد. تمام واحدهای مرتبط با فرایند که در روش اجرایی و یا دستورالعمل ها به شفافیت از انها یاد شده است در مورد فرایند مورد نظر باید به مسئول فرایند پاسخگو باشند. این امر یعنی “پاسخگویی” مشکلات زیادی را به همراه دارد.
یکی از این موارد وقتی رخ می دهد که مسئول فرایند باید از خدمات کسی با جایگاه سازمانی بالاتر استفاده نماید. با توجه به عمق تفکر سلسله مراتبی در بیشتر شرکت ها ، فردی که جایگاه بالاتری دارد نسبت مسئول فرایند دارد معمولا پاسخگوی واقعی نیست و به نوعی مسئول فرایند را به جایگاهی تشریفاتی تبدیل می کند. به عنوان مثال شما در فرایند خرید خارجی باید از خدمات مدیرعامل برای تامین مالی و یا دستور تامین مالی برخوردار باشید. در این شرایط مسئول فرایند معمولا تاخیر در فرایند تامین خارجی را به سمع و نظر مدیریت ارشد می رساند و در مواردی هم گله مختصری می کند که “فردای مبادا ” خیلی بدهکار نشود.
این مشکلی عمومی در بسیاری از سازمانهاست.
برای حل این مشکل چند اقدام پیشنهاد می شود:
1- قبل از تصمیم به اجرای مفاهیم فرایندگرا نسبت به امادگی شرکت و سازمان برای پذیرش ان اطمینان حاصل نماییم. (امادگی مدیریت ارشد برای تعارضات فانکشن با مسئولیت )
2- افراد را نسبت به مسئولیت مدیر فرایند و اختیارات ایشان و مسئولیت سایر افراد نسبت به فرایند مورد نظر توجیه کرد.
3- میزان مسئولیت مدیر فرایند نسبت به موفقیت فرایند با نگاه تیزبینانه ای پایش و کنترل شود.
4- بهبود های سیستمی برای موفقیت فرایند به موقع شناسایی و اجرا شود.
5- حمایت مدیریت برای تصمیم استراتژیک استفاده از نگاه فرایندی در تمام طول عمر سازمان و فرایند الزامی است.
یک توصیه به افرادی که مدیر فرایند هستند اگر سازمان یا مدیریت شرکت تان اعتقادی به نگاه فرایندی ندارد هرچه زودتر موقعیت خودتان را شفاف سازی نمایید.
دوم اینکه این مفهوم در بسیاری از شرکت به عنوان “مدیر محصول “بازتولید شده است.هر چند که ممکن است از نظر زمانی بعد از تحقق نهایی محصول و ارایه به بازار این فرایند به پایان برسد و یا به فرد دیگری با عنوان متفاوت محول شود.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *